Allgemeine Geschäftsbedingungen

1 Anbieter und Geltungsbereich

1.1 Anbieter ist die ZeitStation UG (haftungsbeschränkt), Kollwitzstr. 76, 10435 Berlin, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Ogün Erbas, eingetragen beim Amtsgericht Charlottenburg unter HRB 285546, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer DE462125083. Kontakt: kontakt@zeitstation.de, Telefon +49 151 67688814. Nachfolgend wird der Anbieter als ZeitStation bezeichnet.

1.2 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB sowie entsprechende gewerblich oder selbständig beruflich handelnde Kunden im Ausland. Verträge zu privaten Zwecken mit Verbrauchern werden nicht angeboten. Dies gilt auch für die kostenlose Testphase.

1.3 Die für den Kunden handelnde Person muss zum Abschluss des Vertrags und zur Erteilung von Weisungen im vereinbarten Umfang berechtigt sein. Der Kunde gibt seine Unternehmens- und Rechnungsdaten zutreffend an und hält sie aktuell. ZeitStation darf bei begründeten Zweifeln einen geeigneten Nachweis der Unternehmereigenschaft oder Vertretungsberechtigung verlangen.

1.4 Beschäftigte und andere vom Kunden berechtigte Nutzer werden durch die Nutzung ihres Zugangs nicht selbst Vertragspartner des Software-Abonnements. Der Kunde verwaltet ihre Berechtigungen im Rahmen der vereinbarten Funktionen.

2 Vertragsgrundlagen und Bestandskunden

2.1 Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang. Ergänzend gelten die bei Buchung vereinbarte Leistungs- und Preisbeschreibung, die Buchungsbestätigung, diese AGB sowie für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag der gesondert einbezogene Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich seiner Anlagen, nachfolgend AVV. Bei Widersprüchen zu Fragen der Auftragsverarbeitung geht der AVV vor, soweit zwingendes Recht nichts anderes bestimmt.

2.2 Abweichende Einkaufs- oder Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn ZeitStation ihrer Geltung zugestimmt hat. Die bloße Bereitstellung der Software stellt keine solche Zustimmung dar.

2.3 Für bestehende Kundenverträge gilt diese Fassung ab dem wirksam vereinbarten Umstellungszeitpunkt. Ihre Veröffentlichung allein ändert bestehende Verträge nicht. Bereits individuell vereinbarte Bestandskundenpakete, Preise, Abrechnungsmodelle und Sonderkonditionen bleiben bestehen, soweit ihre Änderung nicht gesondert vereinbart wird. Eine rückwirkende Änderung bereits abgerechneter Zeiträume erfolgt nicht.

2.4 Maßgeblich ist die vereinbarte Dokumentversion. Eine spätere Änderung der öffentlichen Preisseite ändert die vereinbarte Vergütung nicht automatisch.

3 Leistungen und technische Voraussetzungen

3.1 ZeitStation stellt dem Kunden das Webportal unter zeitstation.app beziehungsweise app.zeitstation.de und die dazugehörige App für die vertragsgemäße Nutzung bereit. Portal und App bieten eine deutsche und eine englische Benutzeroberfläche. Leistungsgegenstand ist die zeitlich begrenzte Bereitstellung der Software über das Internet einschließlich ihres vertragsgemäßen Betriebs und ihrer Instandhaltung.

3.2 Der Standardumfang umfasst die Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten und Pausen, Dienst- und Schichtplanung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung mit Freigabeabläufen, QR-Zeiterfassung und QR-Terminalfunktion, die angebotenen Offline-Funktionen, optionale GPS-Prüfung, Berichte und Exportfunktionen sowie Dokumentenübermittlung an Mitarbeiter und von Mitarbeitern an berechtigte Vorgesetzte. Projektzeiterfassung und Projektberichte gehören nicht zum derzeitigen Standardumfang.

3.3 Für die QR-Terminalfunktion stellt der Kunde selbst ein geeignetes iPad, Tablet oder Smartphone bereit. Benötigt wird ein Nutzerkonto mit der Rolle QR-Station; die Anmeldung erfolgt über den dafür vorgesehenen Zugang innerhalb derselben ZeitStation-App. Hardware, Internetzugänge und Mobilfunkleistungen sind nicht Bestandteil des Abonnements.

3.4 GPS-Prüfungen werden nur im Umfang der aktivierten Erfassungsfunktion vorgenommen. Eine laufende Standortüberwachung ist nicht Gegenstand der Leistung. Der Kunde entscheidet über die rechtmäßige Aktivierung, Konfiguration und Verwendung der Funktion. Einzelheiten der dabei verarbeiteten Daten sind im AVV und in der Leistungsbeschreibung festgelegt.

3.5 Offline-Funktionen gelten für die hierfür vorgesehenen und auf dem Gerät verfügbaren Arbeitsabläufe. Serverseitige Vorgänge, neue Anmeldungen und die Übertragung an das Portal können eine Internetverbindung erfordern. Offline erfasste Daten werden erst nach erfolgreicher Synchronisierung auf dem Server verfügbar. Vor Gerätewechsel, Abmeldung, Deinstallation oder Löschung lokaler App-Daten hat der Kunde eine noch ausstehende Synchronisierung zu prüfen.

3.6 Der Kunde stellt geeignete Endgeräte und die erforderlichen Berechtigungen für Kamera, Standort und Benachrichtigungen bereit, soweit er entsprechende Funktionen nutzen will. Er verwendet unterstützte Betriebssystem- und Browserversionen sowie erforderliche Sicherheitsupdates. ZeitStation macht wesentliche technische Anforderungen und verbindliche Nutzungsgrenzen vor der Buchung zugänglich. Neue Beschränkungen bereits vereinbarter wesentlicher Leistungen richten sich nach Ziffer 17.

3.7 Individuelle Einrichtung, Schulung, weitergehender Anwendungssupport und Sonderentwicklungen können auf Anfrage an kontakt@zeitstation.de gesondert vereinbart werden. Sie sind nur gegen zusätzliches Entgelt geschuldet, wenn Leistungsumfang und Vergütung zuvor vereinbart wurden. Die Beseitigung von Mängeln der geschuldeten Standardleistung wird dadurch nicht zu einer kostenpflichtigen Zusatzleistung.

4 Registrierung und kostenlose Testphase

4.1 Durch Absenden der Testanfrage beantragt der Kunde einen kostenlosen Testzugang. ZeitStation nimmt diesen Antrag durch die automatisierte Bereitstellung des Unternehmenskontos an. Die Testphase beginnt mit Eingang der abgesendeten Anfrage und der unmittelbar damit verbundenen Bereitstellung des Zugangs. Sie dauert 14 Tage; Beginn und Ende werden dem Kunden angezeigt oder mitgeteilt.

4.2 Die Testphase begründet keine Zahlungspflicht und geht ohne ausdrückliche Buchung nicht in ein kostenpflichtiges Abonnement über. Für die Testnutzung gelten diese AGB und, vor der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag, der wirksam einbezogene AVV.

4.3 Nach Ablauf der Testphase ohne gebuchtes Abonnement ist die Erfassung oder Bearbeitung neuer Daten gesperrt. Berechtigte Kundenadministratoren können die bereits vorhandenen Kundendaten noch gemäß Ziffer 20 exportieren. Eine reine Exportnutzung begründet keine kostenpflichtige Verlängerung.

4.4 Eine während der Testphase ausdrücklich abgeschlossene Abonnementbuchung lässt die restlichen kostenlosen Testtage unberührt. Der kostenpflichtige Leistungs- und Abrechnungszeitraum beginnt erst unmittelbar nach Ablauf der Testphase. Die Buchung kann bereits vorher verbindlich angenommen werden; der spätere Beginn wird in der Buchungsbestätigung genannt.

5 Buchung des kostenpflichtigen Abonnements

5.1 Der Kunde bucht im Portal unter Tarif & Abrechnung und wählt monatliche oder jährliche Zahlung. Vor der verbindlichen Bestellung werden insbesondere Preis, Abrechnungsgrundlage, Laufzeit, Leistungsbeginn und Kündigungsbedingungen angezeigt. Angaben können vor Abschluss geprüft und berichtigt werden.

5.2 Mit Betätigung der abschließenden, als kostenpflichtige Bestellung gekennzeichneten Schaltfläche gibt der Kunde ein verbindliches Vertragsangebot ab. ZeitStation nimmt dieses durch die Buchungs- oder Auftragsbestätigung per E-Mail an, spätestens jedoch durch die entsprechende Freischaltung für den kostenpflichtigen Leistungszeitraum. Eine ausschließlich als Eingangsbestätigung bezeichnete Nachricht stellt noch keine Annahme dar.

5.3 Bei Buchung nach Ablauf der Testphase beginnt der kostenpflichtige Zeitraum mit dem bestätigten Leistungsbeginn. Bei Buchung während der Testphase gilt Ziffer 4.4. Die Abrechnungsperiode richtet sich nach diesem Beginn und nicht zwingend nach einem Kalendermonat oder Kalenderjahr.

5.4 Die Nutzung kann während der regulären Zahlungsabwicklung bereits freigeschaltet sein. Ein noch nicht abgeschlossener Zahlungsvorgang hebt einen wirksam geschlossenen Vertrag und die hieraus geschuldeten Entgelte nicht auf. Es entstehen keine rückwirkenden Nutzungsentgelte für eine kostenlose Testphase oder allein durch eine unverbindliche Anfrage.

5.5 Der Kunde erhält die Buchungsbestätigung per E-Mail und die einbezogenen Vertragsunterlagen in einer abrufbaren und speicherbaren Form. Eine frühere AGB-Zustimmung bei der Testregistrierung ersetzt nicht die transparente Anzeige der Konditionen des kostenpflichtigen Abonnements.

6 Aktive Nutzer und kostenlose Rollen

6.1 Ein aktiver Mitarbeiter ist ein im Kundenkonto angelegter, freigeschalteter Nutzer mit nutzbarem Login, dessen Konto weder archiviert noch deaktiviert ist. Eine tatsächliche Anmeldung oder Zeiterfassung im jeweiligen Zeitraum ist nicht erforderlich. Urlaub, Krankheit, sonstige Abwesenheit oder eine unterlassene Nutzung machen einen weiterhin freigeschalteten Zugang nicht inaktiv.

6.2 Je Unternehmenskonto sind zwei Zugänge mit der Rolle Administrator und zwei Zugänge mit der Rolle Exporter kostenfrei. Ab dem dritten aktiven Administrator- beziehungsweise Exporterzugang fällt jeweils der Preis eines kostenpflichtigen Nutzerplatzes an. Die Möglichkeit dieser Rollen, selbst Arbeitszeiten zu erfassen, bleibt hiervon unberührt. Nutzerkonten mit der Rolle QR-Station sind ohne zahlenmäßige Begrenzung kostenfrei.

6.3 Ein und derselbe Nutzerzugang wird bei mehreren Berechtigungen nicht mehrfach berechnet. Die Zuordnung kostenfreier und kostenpflichtiger Zugänge muss für den Kunden im Portal erkennbar sein. Eine kostenpflichtige Rollenänderung oder zusätzliche Aktivierung wird vor ihrer Bestätigung als solche ausgewiesen.

6.4 Archivierte oder deaktivierte Konten werden bei der Ermittlung der Nutzerzahl für den folgenden regulären Abrechnungszeitraum nicht mehr als aktiv berücksichtigt. Ihre gespeicherten Daten werden durch die Archivierung oder Deaktivierung allein nicht gelöscht.

7 Preise und Vorauszahlung

7.1 Für das Standardabonnement gelten die nachfolgenden Preise je kostenpflichtigem Nutzerplatz. Alle Beträge verstehen sich in Euro zuzüglich gesetzlich anfallender Umsatzsteuer. Soweit eine Steuerbefreiung oder die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers greift, wird dies auf der Rechnung berücksichtigt.

7.2 Bei monatlicher Zahlung beträgt der Preis 4,99 Euro je Nutzerplatz und Abrechnungsmonat. Bei jährlicher Zahlung beträgt der Preis 53,88 Euro je Nutzerplatz und Abrechnungsjahr; dies entspricht rechnerisch 4,49 Euro pro Monat. Der Jahresbetrag wird vollständig im Voraus fällig. Eine Grundgebühr wird im Standardabonnement nicht erhoben.

7.3 Die erste reguläre Rechnung wird zu Beginn des kostenpflichtigen Abonnements anhand der zu diesem Zeitpunkt abrechenbaren aktiven Nutzer erstellt. Weitere reguläre Rechnungen entstehen zu Beginn jedes neuen Monats- beziehungsweise Jahreszeitraums anhand der dann abrechenbaren Nutzerzahl. Sondervereinbarungen für Bestandskunden bleiben gemäß Ziffer 2.3 unberührt.

7.4 Das Entgelt vergütet die Bereitstellung der gebuchten Nutzungsmöglichkeit. Eine vorübergehende Nichtnutzung durch den Kunden vermindert es nicht. Gesetzliche Minderungs-, Erstattungs- und sonstige Ansprüche, insbesondere bei Leistungsstörungen oder gesetzlich wirksamer vorzeitiger Vertragsbeendigung, bleiben unberührt.

8 Änderungen der Nutzerzahl

8.1 Innerhalb der für den laufenden Zeitraum bereits bezahlten Platzanzahl kann der Kunde ausgeschiedene oder deaktivierte Nutzer kostenfrei durch neue Nutzer ersetzen. Maßgeblich ist die Anzahl gleichzeitig aktiver kostenpflichtiger Zugänge, nicht die Gesamtzahl aller jemals angelegten Personen.

8.2 Überschreitet der Kunde die für den laufenden Abrechnungszeitraum bereits bezahlte Platzanzahl, werden die zusätzlich benötigten Plätze sofort für die verbleibende Laufzeit anteilig in Rechnung gestellt. Dies gilt entsprechend für eine Reaktivierung oder Rollenänderung, durch die zusätzliche kostenpflichtige Plätze entstehen.

8.3 Bei monatlicher Zahlung wird der Monatsplatzpreis, bei jährlicher Zahlung der Jahresplatzpreis nach dem Verhältnis der verbleibenden Zeit zur Dauer des jeweiligen vollen Abrechnungszeitraums berechnet. Die Zusatzrechnung weist Menge, Zeitraum und Betrag aus. Für zusätzliche Plätze beginnt keine eigene neue Jahreslaufzeit; alle Plätze bleiben am bisherigen Verlängerungstermin ausgerichtet.

8.4 Eine Verringerung der aktiven Nutzerzahl reduziert die bereits für den laufenden Zeitraum bezahlte Platzanzahl und Vergütung nicht nachträglich. Bis zum Ende dieses Zeitraums können die frei gewordenen Plätze erneut genutzt werden. Zum Beginn des nächsten regulären Abrechnungszeitraums wird die dann vorhandene abrechenbare Nutzerzahl zugrunde gelegt. Eine zwischenzeitliche Zusatzrechnung verschiebt diesen Stichtag nicht.

8.5 Diese Mengenänderungen betreffen den Umfang des bestehenden Abonnements. Sie ersetzen keine Kündigung und ändern dessen Laufzeit nicht. Der Kunde ist für die rechtzeitige Archivierung oder Deaktivierung nicht mehr benötigter Konten verantwortlich.

9 Zahlung und Rechnungen

9.1 Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den im Buchungsprozess eingebundenen Zahlungsdienstleister. Angeboten werden SEPA-Lastschrift, Karte, PayPal, Klarna und Banküberweisung. Die Auswahl und Ausführung richten sich nach den im Buchungsprozess angezeigten Voraussetzungen des jeweiligen Zahlungswegs.

9.2 Soweit keine abweichende Vereinbarung getroffen wird, sind Rechnungen sofort fällig. Bei der Zahlungsart Banküberweisung beträgt die Zahlungsfrist sieben Kalendertage ab Zugang der Rechnung. Bei SEPA erfolgt die Belastung nach Maßgabe des erteilten Mandats und der mitgeteilten Lastschriftankündigung. Ordnungsgemäß veranlasste, regulär noch laufende Zahlungsvorgänge werden bei der Beurteilung eines Zahlungsverzugs berücksichtigt.

9.3 Der Kunde sorgt für aktuelle Zahlungs- und Rechnungsdaten und die erforderliche Deckung. Die Einbindung eines Zahlungsdienstleisters ändert den Vertragspartner für die ZeitStation-Leistung nicht.

9.4 Rechnungen werden elektronisch an die angegebene Rechnungsadresse übermittelt oder im Portal bereitgestellt; die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen bleiben maßgeblich. Eine berechtigte Beanstandung kann der Kunde an kontakt@zeitstation.de richten. Eine unterlassene Beanstandung innerhalb einer bestimmten Frist gilt nicht als Anerkennung einer fehlerhaften Rechnung.

9.5 Der Kunde kann mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen sowie mit Gegenforderungen aus demselben Vertragsverhältnis aufrechnen. Gesetzliche Zurückbehaltungsrechte aus demselben Vertragsverhältnis bleiben bestehen.

10 Zahlungsverzug und Zugangsbeschränkung

10.1 Bei Zahlungsverzug kann ZeitStation die gesetzlich vorgesehenen Verzugszinsen und ersatzfähigen Verzugsschäden geltend machen. Die Weitergabe einer fälligen Forderung an einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen ist unter den gesetzlichen Voraussetzungen möglich. Zusätzliche Kosten werden nur im gesetzlich ersatzfähigen Umfang verlangt.

10.2 Bei einem nicht nur unerheblichen Zahlungsrückstand darf ZeitStation den Bearbeitungs- und Erfassungszugang vorübergehend sperren, wenn der Kunde zuvor in Textform zur Zahlung aufgefordert wurde, eine angemessene Nachfrist von mindestens sieben Kalendertagen erfolglos verstrichen ist und die Sperre ausdrücklich angekündigt wurde. Bei der Entscheidung berücksichtigt ZeitStation die Höhe und Dauer des Rückstands sowie nachvollziehbare Einwendungen des Kunden.

10.3 Während einer zahlungsbedingten Sperre bleibt berechtigten Kundenadministratoren der Zugang zu den vorhandenen Kundendaten zum Zweck des Exports erhalten. Die Sperre bewirkt für sich allein weder eine Vertragsbeendigung noch eine sofortige Datenlöschung. ZeitStation hebt sie unverzüglich auf, sobald ihr Grund entfallen ist.

10.4 Die Vergütungspflicht während einer berechtigten, vom Kunden zu vertretenden Sperre richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen. Ersparte Aufwendungen und anderweitige Vorteile werden berücksichtigt, soweit dies gesetzlich geboten ist. Eine rechtswidrige oder unverhältnismäßige Sperre begründet keinen zusätzlichen Vergütungsanspruch.

10.5 Zur Abwehr einer konkreten Sicherheitsgefahr oder einer erheblichen rechtswidrigen Nutzung kann ZeitStation den erforderlichen und verhältnismäßigen Teil eines Zugangs vorübergehend beschränken. Soweit zumutbar, erfolgen vorherige Information und Gelegenheit zur Abhilfe; bei unmittelbarer Gefahr ist eine unverzügliche Beschränkung möglich. Ist ein direkter Export aus Sicherheitsgründen vorübergehend nicht möglich, wird ein geeigneter sicherer Herausgabeweg bereitgestellt. Die berechtigten Ansprüche auf Datenherausgabe bleiben unberührt.

11 Laufzeit und Kündigung

11.1 Das monatliche Abonnement läuft jeweils für einen Abrechnungsmonat und verlängert sich automatisch um einen weiteren Monat. Das jährliche Abonnement läuft jeweils für zwölf Monate und verlängert sich automatisch um weitere zwölf Monate. Die kostenlose Testphase zählt nicht zur bezahlten Mindestlaufzeit.

11.2 Beide Parteien können das Abonnement mit einer Frist von sieben Kalendertagen zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums ordentlich kündigen. Maßgeblich ist der rechtzeitige Zugang der Kündigung. Geht sie später zu, wirkt sie zum nächstmöglichen ordentlichen Beendigungstermin, sofern keine frühere Beendigung vereinbart wird.

11.3 Der Kunde kann über die Kündigungsfunktion im Portal, per E-Mail an kontakt@zeitstation.de oder per Post an ZeitStation UG (haftungsbeschränkt), Kollwitzstr. 76, 10435 Berlin kündigen. Eine Unterschrift ist für eine Kündigung per E-Mail nicht erforderlich. Die Kündigung muss das betroffene Unternehmen oder Abonnement hinreichend erkennen lassen.

11.4 ZeitStation bestätigt eine eingegangene Kündigung und den Beendigungstermin in Textform. Die Wirksamkeit einer zugegangenen Kündigung hängt nicht von einer gesonderten Annahme oder Bestätigung ab. Das Abonnement kann bis zu seinem wirksamen Ende im vereinbarten Umfang genutzt werden, soweit keine berechtigte Zugangsbeschränkung besteht.

11.5 Die Löschung der App oder die bloße Nichtnutzung des Dienstes stellt keine Kündigung dar. Auch die Archivierung einzelner Mitarbeiter beendet das Abonnement nicht.

11.6 Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt bestehen. Soweit gesetzlich erforderlich, sind eine vorherige Abmahnung oder eine angemessene Frist zur Abhilfe einzuhalten. Zwingende Rechte zum Anbieterwechsel und zur vorzeitigen Beendigung nach Ziffer 21 bleiben ebenfalls unberührt.

12 Pflichten des Kunden und seiner Nutzer

12.1 Der Kunde schützt Zugangsdaten vor unberechtigter Verwendung, richtet sachgerechte Rollen ein und entzieht ausgeschiedenen oder nicht mehr berechtigten Nutzern den Zugriff. Er informiert ZeitStation unverzüglich über ihm bekannte sicherheitsrelevante Vorfälle oder wesentliche Fehlfunktionen.

12.2 Der Kunde darf keine rechtswidrigen Inhalte hochladen, fremde Systeme angreifen, Sicherheitsmechanismen missbräuchlich umgehen oder erfasste Daten in rechtswidriger Weise manipulieren. Fachlich berechtigte Korrekturen von Arbeitszeiten innerhalb der vorgesehenen Funktionen bleiben zulässig.

12.3 Der Kunde verantwortet als Arbeitgeber die rechtliche Zulässigkeit der Beschäftigtendatenverarbeitung, die Information seiner Beschäftigten, die Wahrung von Mitbestimmungsrechten und die rechtmäßige Nutzung von Standort- und Dokumentenfunktionen. Er prüft auch die in seinem Land geltenden arbeits-, steuer- und datenschutzrechtlichen Anforderungen. Eigene Pflichten von ZeitStation als Anbieter und Auftragsverarbeiter bleiben hiervon unberührt.

12.4 Der Kunde prüft die sachliche Richtigkeit seiner Eingaben, Arbeitszeit- und Pausenregeln, Urlaubsentscheidungen und Freigaben. Automatische Pausenabzüge ersetzen keine tatsächlich gewährte und genommene Ruhepause. Hinweise der Software ersetzen keine arbeitsrechtliche Prüfung der jeweiligen Dienstplanung.

12.5 Gesundheitsdaten und andere besonders geschützte Daten dürfen nur bei entsprechender Rechtsgrundlage und innerhalb des im AVV vereinbarten Verarbeitungsumfangs eingestellt werden. Nicht erforderliche Diagnosen und sonstige überschießende Angaben sind zu vermeiden. Berechtigungen für solche Dokumente sind auf die erforderlichen Personen zu begrenzen.

12.6 Der Kunde exportiert benötigte Daten rechtzeitig und erfüllt seine eigenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Eigene Exporte ergänzen die Datensicherung; sie ersetzen nicht die vertraglichen und gesetzlichen Sicherheits-, Sicherungs- und Wiederherstellungspflichten von ZeitStation. Eine gesonderte revisionssichere Langzeitarchivierung ist nur bei ausdrücklicher Vereinbarung geschuldet.

13 Betrieb und Wartung

13.1 ZeitStation betreibt und erhält die Software mit der für den vereinbarten Dienst erforderlichen Sorgfalt. Die Anwendung ist für eine fortlaufende Nutzung ausgelegt. Eine bestimmte prozentuale Verfügbarkeit oder ein bestimmter Wiederherstellungszeitpunkt ist nur geschuldet, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.

13.2 Technische Pflege und Wartung erfolgen regelmäßig, auch täglich. Daraus folgt kein pauschales Recht zu täglichen Nutzungsausfällen. ZeitStation begrenzt Beeinträchtigungen auf das erforderliche Maß und kündigt planbare Wartungen mit wesentlichen Auswirkungen rechtzeitig an. Dringende Sicherheitsmaßnahmen können kurzfristig erfolgen; eine Information wird so früh wie möglich nachgeholt.

13.3 Vom Kunden beherrschte Endgeräte, lokale Netze, Mobilfunkverbindungen und fehlende Geräteberechtigungen können die Nutzung beeinträchtigen. ZeitStation bleibt für die vertragsgemäße Leistung seiner eingesetzten Erfüllungsgehilfen im gesetzlichen Umfang verantwortlich. Ein Ausfall eines Cloud-Anbieters oder ein Cyberangriff führt nicht allein deshalb zu einem Haftungsausschluss.

14 Support und zusätzliche Dienstleistungen

14.1 Supportanfragen können per E-Mail an kontakt@zeitstation.de sowie über die angebotenen Telefon- und WhatsApp-Kontaktwege gestellt werden. Für vertrauliche Beschäftigtendaten und Nachweise ist ein dafür geeigneter sicherer Übermittlungsweg abzustimmen; sie sollen nicht unaufgefordert über einen allgemeinen Messenger gesendet werden.

14.2 ZeitStation priorisiert Anfragen nach Auswirkung und Dringlichkeit. Eine erste Rückmeldung wird möglichst zeitnah angestrebt; bei gewöhnlichen Anfragen besteht das betriebliche Ziel einer Rückmeldung innerhalb von sechs bis zehn Stunden. Dies ist keine garantierte Reaktions- oder Behebungsfrist und begründet keinen gesonderten rund um die Uhr besetzten Bereitschaftsdienst.

14.3 Allgemeine Meldungen zu Fehlern, Zahlung und Zugang sowie die Bearbeitung geschuldeter Mängelbeseitigung sind von individuell vereinbarten Schulungs-, Einrichtungs- und Beratungsleistungen zu unterscheiden. Entgeltpflichtiger Zusatzsupport setzt eine vorherige Vereinbarung über Preis und Umfang voraus.

14.4 Für Sonderentwicklungen oder sonstige individuelle Projekte werden insbesondere Leistungsumfang, Termine, Vergütung, gegebenenfalls Abnahme und Nutzungsrechte gesondert geregelt. Eine bloße Funktionsanfrage begründet keine Pflicht zur Umsetzung.

15 Nutzungsrechte und Kundendaten

15.1 Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein einfaches, auf den vereinbarten Nutzungsumfang beschränktes Recht, ZeitStation für seine eigenen betrieblichen Zwecke durch berechtigte Nutzer zu verwenden. Ein Recht auf Herausgabe des Quellcodes oder Übertragung der Software wird nicht eingeräumt.

15.2 Ohne gesonderte Vereinbarung darf der Kunde die Software nicht als eigenen Dienst weiterverkaufen oder Dritten unabhängig von seiner eigenen betrieblichen Nutzung bereitstellen. Gesetzlich zwingend erlaubte Handlungen, insbesondere zur Interoperabilität und zur Untersuchung von Software im zulässigen Umfang, bleiben unberührt.

15.3 Rechte an vom Kunden bereitgestellten Inhalten verbleiben beim jeweiligen Berechtigten. ZeitStation erhält nur die für Vertragserfüllung, Sicherung, Rückgabe und zulässige Verarbeitung erforderlichen Nutzungsbefugnisse. Kundendaten werden hierdurch nicht für eigene Werbung, Veröffentlichung oder das Training allgemeiner KI-Modelle freigegeben.

16 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

16.1 Soweit ZeitStation personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, ist der Kunde Verantwortlicher und ZeitStation Auftragsverarbeiter. Vor Beginn dieser Verarbeitung, auch in der kostenlosen Testphase, wird ein AVV nach Art. 28 DSGVO mit konkreten Anlagen zu Verarbeitung, technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie Unterauftragsverarbeitern vereinbart.

16.2 Die Zustimmung zum AVV kann zusammen mit der AGB-Zustimmung erfolgen, wenn der vollständige AVV einschließlich seiner Anlagen vor der Erklärung ausdrücklich benannt, zugänglich und speicherbar ist. Ein bloßer Verweis auf einen erst künftig zu erstellenden AVV ersetzt seinen Abschluss nicht. Die einbezogenen Versionen und der Zeitpunkt der Vereinbarung werden dokumentiert.

16.3 Der AVV regelt insbesondere Weisungen, Vertraulichkeit, Datensicherheit, Unterstützungspflichten, Datenschutzverletzungen, Unterauftragsverarbeiter, Drittlandübermittlungen sowie Rückgabe und Löschung. Diese AGB ersetzen den AVV nicht.

16.4 Für die eigene Verarbeitung von Vertrags-, Kontakt- und Abrechnungsdaten durch ZeitStation gelten die hierfür bereitgestellten Datenschutzhinweise. Eine Zustimmung des Unternehmenskunden zu AGB oder AVV stellt keine pauschale Einwilligung seiner Beschäftigten in eine Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten dar.

17 Weiterentwicklung und Vertragsänderungen

17.1 ZeitStation darf die Software technisch weiterentwickeln, Fehler beseitigen und Sicherheits- oder Kompatibilitätsupdates durchführen. Der vereinbarte wesentliche Leistungsumfang und berechtigte Interessen des Kunden dürfen dadurch nicht wesentlich beeinträchtigt werden. Zwingend erforderliche gesetzliche oder sicherheitsbedingte Maßnahmen bleiben zulässig; die gesetzlichen Rechte des Kunden bleiben bestehen.

17.2 Änderungen vereinbarter Preise, wesentlicher Leistungen oder dieser Vertragsbedingungen bedürfen einer wirksamen Vereinbarung. ZeitStation unterbreitet beabsichtigte Änderungen bestehender Abonnements mit angemessener Vorlaufzeit, regelmäßig mindestens 30 Kalendertage vor dem vorgeschlagenen Beginn, in Textform. Der Kunde muss Inhalt und wirtschaftliche Auswirkungen erkennen können.

17.3 Schweigen, die bloße weitere Nutzung oder das Ausbleiben eines Widerspruchs gelten nach diesen AGB nicht als Zustimmung zu einer Vertragsänderung. Ohne eine wirksame Änderungsvereinbarung gelten die bisherigen Konditionen bis zum wirksamen Vertragsende fort. Das ordentliche Kündigungsrecht bleibt bestehen.

18 Mängel und Haftung

18.1 ZeitStation schuldet die vertragsgemäße Bereitstellung und Verarbeitung. Bei Mängeln gelten die gesetzlichen Rechte, insbesondere auf Beseitigung einer Störung und, unter ihren jeweiligen Voraussetzungen, Minderung, Schadensersatz oder außerordentliche Kündigung. Der Kunde meldet erkennbare Störungen mit den ihm zumutbar verfügbaren Informationen. Gesetzliche Anzeige- und Mitwirkungspflichten bleiben unberührt.

18.2 ZeitStation haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei übernommenen Garantien im Umfang ihres Inhalts sowie nach dem Produkthaftungsgesetz und sonstigen zwingenden Haftungsvorschriften.

18.3 Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht haftet ZeitStation für den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Hierzu gehören im jeweiligen Vertragsumfang die vertragsgemäße Bereitstellung sowie der Schutz, die Verarbeitung und die Herausgabe anvertrauter Kundendaten.

18.4 Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Die vorstehenden Begrenzungen gelten entsprechend zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen von ZeitStation. Zwingende Ansprüche, insbesondere betroffener Personen nach Art. 82 DSGVO, sowie gesetzlich nicht beschränkbare Ansprüche im Zusammenhang mit Daten bleiben unberührt.

18.5 ZeitStation verantwortet nicht die sachliche Richtigkeit von Angaben, die der Kunde oder seine Nutzer selbst unzutreffend eingeben. Dies beschränkt nicht die Haftung für eine fehlerhafte technische Verarbeitung durch ZeitStation. Bei Datenverlust werden beiderseitige Verantwortungsanteile und ein etwaiges Mitverschulden nach den gesetzlichen Regeln beurteilt; ein pauschaler Ausschluss wegen unterlassener Kundenexporte wird nicht vereinbart.

19 Vertraulichkeit

19.1 Beide Parteien behandeln nicht öffentlich bekannte geschäftliche, technische und personenbezogene Informationen der anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Vertragsdurchführung. Zugriff erhalten nur Personen, die ihn hierfür benötigen und angemessen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

19.2 Die Pflicht gilt nicht für nachweislich bereits rechtmäßig bekannte oder öffentlich zugängliche Informationen sowie für Informationen, die unabhängig entwickelt oder rechtmäßig von Dritten erlangt wurden. Gesetzlich gebotene Offenlegungen, zulässige Meldungen an Behörden und die erforderliche Rechtsverfolgung bleiben möglich. Soweit zulässig, wird die betroffene Partei über eine verpflichtende Offenlegung informiert.

19.3 Die Vertraulichkeitspflicht besteht nach Vertragsende fort, solange ein berechtigtes Geheimhaltungsinteresse besteht. Weitergehende Datenschutzpflichten bleiben unberührt.

20 Vertragsende und Datenrückgabe

20.1 Mit wirksamem Ende des Abonnements endet die Berechtigung zur weiteren Erfassung und Bearbeitung von Daten. Vorhandene Kundendaten stehen berechtigten Kundenadministratoren für 30 Kalendertage in einem kostenfreien Exportzugang zur Verfügung. Entsprechendes gilt nach einer abgelaufenen Testphase ohne anschließendes Abonnement. Weitergehende zwingende Fristen beim Anbieterwechsel nach Ziffer 21 gehen vor.

20.2 Der Kunde entscheidet im Rahmen des AVV über Rückgabe oder Löschung seiner personenbezogenen Daten. Mit Ablauf des vereinbarten Abrufzeitraums werden die für die Rückgabe bereitgehaltenen Kundendaten entsprechend der vereinbarten Löschungsweisung gelöscht, soweit keine konkret entgegenstehende gesetzliche Pflicht besteht. Eine rechtmäßige frühere Löschungsweisung wird berücksichtigt; zwingende Abrufrechte werden nicht pauschal verkürzt.

20.3 Die Rückgabe umfasst die rechtlich geschuldeten Kundendaten und zugehörigen exportierbaren digitalen Vermögenswerte. Bereits vorhandene Portalexporte können dafür verwendet werden. Reichen diese nicht aus, stellt ZeitStation die erforderlichen Daten über einen geeigneten gesicherten Weg auf Anfrage an kontakt@zeitstation.de bereit. Gesetzlich geschuldete Herausgabe wird nicht von der Begleichung streitiger oder offener Entgelte abhängig gemacht.

20.4 Die Löschung umfasst im geschuldeten Umfang auch Kopien. Verfahren und Behandlung von Sicherungen werden im AVV konkretisiert; sie dürfen zwingende Löschpflichten nicht unterlaufen. Gesetzlich aufzubewahrende eigene Abrechnungs- und Vertragsnachweise von ZeitStation werden getrennt und zweckgebunden weiter gespeichert. Daraus folgt kein Recht, sämtliche Arbeitszeit-, Standort- oder Dokumentendaten des Kunden weiter vorzuhalten.

20.5 Der Kunde sichert die für seine eigenen Aufbewahrungspflichten benötigten Unterlagen rechtzeitig außerhalb von ZeitStation. Eine Verlängerung des Abrufzeitraums bedarf einer rechtlich zulässigen Vereinbarung; eine automatische langfristige Archivierung nach Vertragsende ist nicht enthalten. ZeitStation informiert über das Ende des Exportzeitraums und bestätigt die erfolgte Löschung auf Anfrage.

21 Anbieterwechsel nach dem Data Act

21.1 Soweit Kapitel VI der Verordnung (EU) 2023/2854 auf den Vertrag anwendbar ist, kann der Kunde den Wechsel zu einem anderen Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten, den Wechsel zu einer eigenen IT-Infrastruktur oder die Beendigung mit Löschung seiner exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte verlangen. Die folgenden Rechte gelten unabhängig von der ordentlichen Kündigungsfrist und bleiben auch bei einer vereinbarten Jahreslaufzeit bestehen.

21.2 Der Kunde richtet seine Anfrage in Textform an kontakt@zeitstation.de. Die Ankündigungsfrist beträgt höchstens zwei Monate ab Zugang; eine kürzere vereinbarte Beendigungsmöglichkeit bleibt unberührt. Bis zum Ablauf dieser Frist teilt der Kunde seine gewählte Maßnahme und bei einem Wechsel die erforderlichen Angaben zum Zielanbieter beziehungsweise zur Zielinfrastruktur mit.

21.3 ZeitStation ermöglicht den Wechsel ohne unnötige Verzögerung grundsätzlich innerhalb eines Übergangszeitraums von höchstens 30 Kalendertagen nach Ablauf der Ankündigungsfrist. ZeitStation unterstützt den Kunden und von ihm autorisierte Dritte angemessen, stellt relevante Informationen für die Ausstiegsstrategie bereit, führt die vereinbarten Funktionen während des Übergangs mit der gebotenen Sorgfalt fort, informiert über bekannte eigene Kontinuitätsrisiken und wahrt die erforderliche Sicherheit.

21.4 Ist dieser Übergangszeitraum technisch nicht durchführbar, informiert ZeitStation den Kunden innerhalb von 14 Arbeitstagen nach der Wechselanfrage mit einer begründeten Darstellung und benennt einen alternativen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmal um einen für seine Zwecke angemesseneren Zeitraum verlängern. Die gesetzlichen Voraussetzungen dieser Ausnahmen bleiben maßgeblich.

21.5 Exportierbar sind die in Anlage 1 aufgeführten Kundendaten und digitalen Vermögenswerte im jeweils rechtlich geschuldeten Umfang. ZeitStation stellt sie in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format sowie Dateien in ihrem gespeicherten Format bereit, soweit gesetzlich erforderlich. Die erforderlichen Informationen zu Datenstrukturen, Formaten, Beschränkungen und offenen Schnittstellen werden dem Kunden zugänglich gemacht. Die Anwendung eines neuen Anbieters muss dadurch nicht dieselben Funktionen wie ZeitStation erhalten.

21.6 Nach erfolgreichem Wechsel gilt der Vertrag als beendet; ZeitStation unterrichtet den Kunden über den maßgeblichen Zeitpunkt. Wählt der Kunde statt eines Wechsels die Beendigung mit Löschung, endet der Vertrag nach Ablauf der Ankündigungsfrist. Nach Ablauf des vereinbarten Übergangszeitraums stehen die exportierbaren Daten mindestens weitere 30 Kalendertage zum Abruf bereit. Nach diesem Abrufzeitraum oder einem zulässig vereinbarten späteren Termin werden die exportierbaren Kundendaten und Vermögenswerte bei erfolgreich vollzogenem Wechsel vollständig gelöscht, vorbehaltlich konkret zwingender gesetzlicher Pflichten.

21.7 Für den gesetzlich geschuldeten Anbieterwechsel einschließlich Datenexport erhebt ZeitStation keine gesonderten Wechselentgelte. Laufende vereinbarte Nutzungsentgelte fallen bis zur wirksamen Beendigung an; bereits vorausgezahlte Entgelte für Zeiten danach werden zeitanteilig erstattet. Eine zusätzliche vorzeitige Beendigungsentschädigung wird mit diesen AGB nicht vereinbart. Gesondert beauftragte Leistungen, die über die gesetzlich geschuldete Wechselunterstützung hinausgehen, bedürfen einer eigenständigen transparenten Preisvereinbarung.

22 Widerruf und freiwillige Rückgabe

22.1 Da ZeitStation ausschließlich für geschäftliche Zwecke durch Unternehmer gebucht wird, besteht für diese Verträge kein gesetzliches Verbraucherwiderrufsrecht nach §§ 312g, 355 BGB. ZeitStation räumt kein zusätzliches freiwilliges Widerrufs-, Rückgabe- oder Geld-zurück-Recht ein.

22.2 Die kostenlose Testphase ist eine eigenständige Erprobungsmöglichkeit. Sie ist keine Widerrufsfrist für ein ausdrücklich bestelltes Abonnement. Gesetzliche Mängelrechte, Ansprüche auf Rückzahlung nicht geschuldeter Beträge, außerordentliche Kündigungsrechte und zwingende Rechte zum Anbieterwechsel bleiben unberührt.

23 Schlussbestimmungen

23.1 Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Zwingend anwendbare gesetzliche Vorschriften, insbesondere zum Datenschutz und zum Anbieterwechsel, bleiben unberührt.

23.2 Ist der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Berlin ausschließlicher Gerichtsstand, soweit eine solche Vereinbarung gesetzlich zulässig ist. Bei grenzüberschreitenden Verträgen gelten vorrangige internationale Zuständigkeitsregeln. Im Übrigen richtet sich der Gerichtsstand nach den gesetzlichen Vorschriften.

23.3 Die Vertragssprache und die maßgebliche Sprachfassung werden bei Vertragsschluss festgelegt. Die Sprache der App-Oberfläche allein legt die Vertragssprache nicht fest. Eine Übersetzung verdrängt eine ausdrücklich vereinbarte maßgebliche Vertragsfassung nicht.

23.4 Sind einzelne Regelungen unwirksam oder werden sie nicht Vertragsbestandteil, richten sich die Folgen nach den gesetzlichen Bestimmungen. Individuelle Vereinbarungen haben auch dann Vorrang, wenn sie nicht in einer bestimmten Form getroffen wurden.

Anlage 1 Datenkategorien für Rückgabe und Anbieterwechsel

Diese Anlage beschreibt die Kategorien, die bei der Nutzung des Standardumfangs von ZeitStation als Kundendaten entstehen können. Übertragen werden nur tatsächlich vorhandene Daten des betreffenden Kunden und nur im rechtlich zulässigen Umfang. Der technische Exportweg einschließlich der jeweiligen Formate und Schnittstellen wird dem Kunden vor Vertragsschluss in der Leistungsbeschreibung zugänglich gemacht.

A1 Unternehmens- und Organisationsdaten: Kundenstammdaten, betriebliche Einstellungen, Standorte, Zuordnungen, kundenbezogene QR-Konfigurationen und kundeneigene Vorlagen, soweit diese im Dienst gespeichert sind.

A2 Nutzer- und Berechtigungsdaten: Mitarbeiterstammdaten, Kontaktdaten, interne Kennungen, Rollen, organisatorische Zuordnungen, Aktivierungs- und Archivierungsstatus sowie kundenspezifische Einstellungen.

A3 Zeitdaten: Arbeitszeitereignisse und Zeiteinträge, Ein- und Ausstempelzeiten, Pausen, Korrekturen, Freigaben, Kommentare, kundenbezogene Auswertungen sowie gespeicherte Standortprüfergebnisse und zugehörige Daten, soweit rechtmäßig vorhanden.

A4 Planungsdaten: Dienst- und Schichtpläne, Zuweisungen, Verfügbarkeiten, Rückmeldungen, Urlaubs- und sonstige Abwesenheitsanträge, Kontingente und Entscheidungsabläufe, soweit die jeweilige Funktion genutzt wird.

A5 Dateien und Nachweise: vom Kunden oder seinen Nutzern hochgeladene Dokumente, gespeicherte Nachweise und tatsächlich gespeicherte kundeneigene Ausgabedateien, jeweils einschließlich ihrer kundenbezogenen Zuordnung.

A6 Kundenbezogene Metadaten: Kennungen und Verknüpfungen, Zeitstempel, Statusangaben sowie kundenbezogene Änderungs- und Freigabeprotokolle, soweit sie als exportierbare Daten für den Kunden erzeugt wurden. Vertrags- und Abrechnungsunterlagen werden zusätzlich im gesetzlich geschuldeten Umfang herausgegeben.

A7 Ausgenommen sind der Quell- und Objektcode der ZeitStation-Software, eigene interne Algorithmen und nicht kundeneigene Systemvorlagen, interne Infrastruktur- und Sicherheitskonfigurationen, Systemzugangsschlüssel und Geheimnisse sowie interne technische Telemetrie ohne Kundenbezug. Eine Ausnahme wegen Geschäftsgeheimnissen greift nur, soweit die betreffenden Daten tatsächlich geschützt sind, nicht zu den zwingend exportierbaren Kundendaten gehören und der Wechsel dadurch nicht behindert oder verzögert wird. Kundendaten werden nicht allein durch ihre Speicherung in internen Tabellen zu ausgenommenen Daten.

A8 Daten anderer Kunden und Zugangsgeheimnisse wie Passwörter, Authentifizierungstoken und private Systemschlüssel werden nicht als Export an den Kunden herausgegeben. Erforderliche kundeneigene Identitäts- und Berechtigungsinformationen werden in einer sicheren, für den Wechsel geeigneten Form bereitgestellt. Gesetzlich vorgeschriebene weitergehende Übertragungsrechte bleiben unberührt.